自動編號組

當創建了一間新公司,兩套Auto Numbers(自動編號)將會生成。一組適用於用戶,另一組適用於Accounting Agent(會計代理)。就如每個用戶擁有屬於自己的「簿」以及每一本「簿」有自己的列印序號。因此不會有y的編號出現。

一組自動編號包括所有系統記錄類型,它可自動產生記錄編號,例如銷售和採購、銀行、存貨和會計日記簿

為用戶而設的自動編號組會有Code(編號)例如SI-00000001 (銷售發票)或BR(銀行收據)。為 Accounting Agent (會計代理)而設的自動編號組會有Code(編號)例如SI-00000001-Ac(銷售發票)。區分這兩組AutoNumbers(自動編號)目的在於避免用戶和Accounting Agent(會計代理)輸入交易事項到系統時出現衝突的編號。

每個 Document Type (文件類型)都有一個Default(預設)自動編號。當現今的登入用戶沒有連結的自動編號,系統會使用該記錄類型的 Default AutoNumber (預設自動編號)。

Is Default  Document Type  Bank payment  Bank receipt  Bank transfer

如有需要,用戶可以編輯或增加新AutoNumber(自動編號)到系統內。由Navigation Pane(導航窗格),按Lists(清單) > Auto Numbering(自動編號)以查看自動編號清單。雙擊以編輯或按New(新增)以創建一個新AutoNumber(自動編號)。

輸入自動編號的編號,選擇Document Type(文件類型)。輸入Prefix(字首)、Next Number(下一個編號)(下一個文件使用者的創建將會使用該編號)。

如指定的Length(長度)長於下一個編號,將會填充0以確保數位數量符合該Length(長度)。

查看Next Auto Number(下一個自動編號)以確定格式是否正確。(這個預覽只在Is Auto Number (是自動編號)核取方塊被勾選的情況下才可使用)

當一個新自動編號創建後,您可以將它連結至一個特定User(用戶)。在Employees(僱員)下按Link(連結)按鈕。

Employees  u Name

從清單中選擇一個Employee(僱員)或創建一個新Employee(僱員)。由於系統可以自動使用該AutoNumber(自動編號),僱員必須擁有一個連結的Log In Account(登入帳戶)(詳情請回顧User(用戶)專題的指引)。系統將會勾選現今的登入用戶以及使用他的AutoNumber(自動編號)。按Ok繼續。

Employees  Full Name  TeamA  00  Call Name  TeamA  Log In Account  TeamA

當Team A(隊伍A)用戶登入系統以及創建一個新Sales Quotation(銷售報價),系統會自動使用該AutoNumber(自動編號)。

Auto Numbering:  Currency:*  Payment Term:  3/4/19  SQA  USD  X  X  Customer Number:  Auto Number:  Exchange Rate:*  Due Date:  SQ-201g0401-TeamA  3/4/19  C) Include In Cash Flow Projection

交易事項將會被連結至Employee(僱員

linked to employee